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Soluções de Gestão Corporativa Integrada

Uma Solução de Gestão Corporativa Integrada é composta por sistemas que reúnem em conjunto as seguintes características principais:

• Tratam as informações associadas aos principais processos de negócios de uma empresa, interligando-as de forma íntegra, segura e precisa segundo seus inter-relacionamentos específicos.
• Utilizam em geral um Banco de Dados único para armazenagem e recuperação de todas as informações, de quaisquer naturezas, em uma estrutura organizada e coerente, mantendo íntegros seus inter-relacionamentos.
• Permitem que não seja necessária a chamada transcrição de dados, ou seja, um dado é inserido no sistema uma única vez, atendendo a partir daí a todas as específicas necessidades de processamento.

Outro termo comumente utilizado para designar este tipo de solução é ERP – das iniciais do inglês Enterprise Resource Planning – ou Planejamento dos Recursos da Empresa.

Cada vez mais, as empresas sentem necessidade de formalizar e automatizar seus processos de negócios, principalmente à luz do aumento da complexidade dos negócios, da competitividade, e da chamada globalização. A questão central tem a ver com eficácia, eficiência, qualidade, inovação.

Eficácia: fazer acontecer. O produto tem que ser entregue, a reclamação tem que ser resolvida.

Eficiência: fazer com o menor custo e tempo. O produto tem que ser entregue, sem erros ou re-trabalhos, no menor tempo possível.

Qualidade: fazer segundo o especificado. O produto tem que ser entregue sem defeitos, na configuração comprada, no tempo prometido.

Inovação, melhoria contínua: fazer sempre melhor, de modo diferente, superando expectativas. Os produtos evoluem, ganham qualidade, são entregues mais rapidamente, o atendimentoá mais fácil e simples, tudo além do que os clientes esperavam.

Tais características exigem que os processos de negócios sejam realizados a tempo, com informações disponíveis, precisas e íntegras, de forma operacional segura, mas com flexibilidade para permitir mudanças rápidas.

Não é possível obter-se na prática tal conjunto de características sem uma solução de gestão corporativa integrada.

Quais as reais vantagens?

• Aumenta sensivelmente a eficiência operacional pela automatização de processos.
• Aumenta sensivelmente a eficiência operacional e diminui erros, por permitir o processamento sobre dados mais confiáveis: íntegros, seguros e precisos.
• Elimina a necessidade das “planilhas locais” e sua falta de integração. Elimina o papel. Elimina a “colcha de retalhos” formada por sistemas “feudais” isolados e sem integração.
• Reduz custos evitando erros e conseqüentes re-trabalhos pela eliminação da necessidade de transcrição de dados.
• Permite disseminar a informação operacional pelos diversos setores da empresa onde necessária, de forma rápida, segura e precisa.
• Permite disseminar a informação gerencial para tomada de decisão, de forma abrangente, flexível e segura.

A implantação

É o processo e seu respectivo conjunto de atividades que permitem estabelecer cultural e operacionalmente uma solução de gestão corporativa integrada na empresa.

Atividades principais de uma implantação típica:

• Instalação de equipamentos e programas - aplicativos e software de sistemas: bancos de dados, sistemas operacionais, servidores, comunicação de dados, redes locais. Nas implantações em que se usa o conceito de ASP – Application Service Provisioning – em que os equipamentos, servidores e aplicações ficam sediadas remotamente em relação às instalações da empresa – não há necessidade de se instalar os maiores equipamentos servidores.
• Treinamento: todos os usuários precisam ser treinados na utilização eficiente dos sistemas.
• Cadastramentos: atividade de fornecer ao sistema todos os dados operacionais necessários: clientes, fornecedores, parceiros, produtos, estoques, materiais, saldos, etc.
• Parametrização e configuração: atividade de preparar o sistema delineando-o para operar de forma adequada aos processos de negócios de cada empresa.
• Acompanhamento: atividade de monitoramento de todo o processo de aprendizado e de início efetivo e correto de utilização do sistema pelos usuários finais.

A implantação não depende somente do fornecedor ou só da empresa: é de fato uma obra essencialmente a “quatro - mãos”. É uma transferência de conhecimento, que envolve mudanças nos processos de negócios e nas ferramentas do dia a dia. Implica em disciplina, desprendimento, novos desafios e esforços. Por isso abrange fatores não só operacionais, mas também (e fortemente) culturais. É uma decisão estratégica da alta administração, que deve prestar inequívoco apoio à mesma, sustentado por atividades de comunicação e alinhamento.

Uma implantação pode durar de umas poucas semanas até vários meses. Muitos fatores podem influir, sendo os principais:

• Complexidade da solução necessária, em termos da diversidade de sistemas necessários.
• Complexidade da solução necessária, em termos da diversidade de áreas envolvidas.
• Complexidade da solução necessária, em termos da dispersão geográfica e quantidade das instalações envolvidas.
• Porte e complexidade estrutural da empresa como um todo.
• Quantidade total de empresas e usuários finais.
• Quantidade de recursos humanos e materiais disponíveis na empresa para a implantação.
• Qualidade e quantidades dos processos de negócios da empresa, e o nível desejado e necessário de mudanças.
• Nível organizacional em geral da empresa.
• Qualidade operacional em geral da empresa.
• Estágio de governança da empresa.
• Grau de determinação, envolvimento e liderança da alta administração.
• Qualidade das atividades de comunicação e alinhamento direcionadas às equipes envolvidas.
• Qualidade da gerência do projeto.

Visualização de uma Solução de Gestão Corporativa Integrada

Os processos de negócios de uma empresa podem ser divididos em 2 grupos básicos:

Os Internos, que tratam essencialmente das operações internas da empresa, ou seja, aquelas que têm a ver bem diretamente com o que acontece dentro da mesma.

Ex.: Planejamento e controle da produção, chão de fábrica, manutenção, folha de pagamento, recursos humanos, lançamentos financeiros, tributários e contábeis, planejamento orçamentário.

É certo que tais atividades usualmente se relacionam de alguma forma com dados externos à empresa, mas a essência dessas é bem voltada para dentro da mesma.

Os Externos, que tratam essencialmente das operações com fortes ligações externas à empresa, ou seja, fazem a relação com o mercado: clientes, fornecedores, parceiros, acionistas, governo, empresas financeiras, empresas de seguros, bolsas, etc.

Assim, uma solução de gestão corporativa integrada precisa atender a tais necessidades, no todo ou pelo menos em parte, e ainda ter a capacidade de prover as respectivas informações gerenciais para tomada de decisão.

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