Tutorial: Sistemas de Gestão Corporativa Integrada
Um Sistema de Gestão Corporativa Integrada é aquele que reúne as seguintes características principais:
- Trata as informações associadas aos principais processos de negócios de uma empresa, interligando-as de forma íntegra, segura e precisa segundo seus inter-relacionamentos específicos.
- Utiliza em geral um Banco de Dados único para armazenagem e recuperação de todas as informações, de quaisquer naturezas, em uma estrutura organizada e coerente, mantendo íntegros seus inter-relacionamentos.
- Permite que não seja necessária a chamada transcrição de dados, ou seja, um dado é inserido no sistema uma única vez, atendendo a partir daí a todas as específicas necessidades de processamento.
Outro termo comumente utilizado para designar este tipo de sistema é ERP – das iniciais do inglês Enterprise Resource Planning – ou Planejamento dos Recursos da Empresa.
Cada vez mais, as empresas sentem necessidade de formalizar e automatizar seus processos de negócios, principalmente à luz do aumento da complexidade dos negócios, da competitividade, e da chamada globalização. A questão central tem a ver com eficácia, eficiência, qualidade, inovação.
Eficácia: fazer acontecer. O produto tem que ser entregue, a reclamação tem que ser resolvida.
Eficiência: fazer com o menor custo e tempo. O produto tem que ser entregue, sem erros ou re-trabalhos, no menor tempo possível.
Qualidade: fazer segundo o especificado. O produto tem que ser entregue sem defeitos, na configuração comprada, no tempo prometido.
Inovação, melhoria contínua: fazer sempre melhor, de modo diferente, superando expectativas. Os produtos evoluem, ganham qualidade, são entregues mais rapidamente, o atendimento é mais fácil e simples, tudo além do que os clientes esperavam.
Tais características exigem que os processos de negócios sejam realizados a tempo, com informações disponíveis, precisas e íntegras, de forma operacional segura, mas com flexibilidade para permitir mudanças rápidas.
Não é possível obter-se na prática tal conjunto de características sem um sistema de gestão corporativa integrada.
Quais as reais vantagens?
- Aumenta sensivelmente a eficiência operacional pela automatização de processos.
- Aumenta sensivelmente a eficiência operacional e diminui erros, por permitir o processamento sobre dados mais confiáveis: íntegros, seguros e precisos.
- Elimina a necessidade das "planilhas locais" e sua falta de integração. Elimina o papel. Elimina a "colcha de retalhos" formada por sistemas "feudais" isolados e sem integração.
- Reduz custos evitando erros e conseqüentes re-trabalhos pela eliminação da necessidade de transcrição de dados.
- Permite disseminar a informação operacional pelos diversos setores da empresa onde necessária, de forma rápida, segura e precisa.
- Permite disseminar a informação gerencial para tomada de decisão, de forma abrangente, flexível e segura.
A implantação
É o processo e seu respectivo conjunto de atividades que permitem estabelecer cultural e operacionalmente um sistema de gestão corporativa integrada na empresa.
Atividades principais de uma implantação típica:
- Instalação de equipamentos e programas - aplicativos e software de sistemas: bancos de dados, sistemas operacionais, servidores, comunicação de dados, redes locais.
Nas implantações em que se usa o conceito de ASP – Application Service Provisioning – em que os equipamentos, servidores e aplicações ficam sediadas remotamente em relação às instalações da empresa – não há necessidade de se instalar os maiores equipamentos servidores.
- Treinamento: todos os usuários precisam ser treinados na utilização eficiente dos sistemas.
- Cadastramentos: atividade de fornecer ao sistema todos os dados operacionais necessários: clientes, fornecedores, parceiros, produtos, estoques, materiais, saldos, etc.
- Parametrização e configuração: atividade de preparar o sistema delineando-o para operar de forma adequada aos processos de negócios de cada empresa.
- Acompanhamento: atividade de monitoramento de todo o processo de aprendizado e de início efetivo e correto de utilização do sistema pelos usuários finais.
A implantação não depende somente do fornecedor ou só da empresa: é de fato uma obra essencialmente a "quatro - mãos". É uma transferência de conhecimento, que envolve mudanças nos processos de negócios e nas ferramentas do dia a dia. Implica em disciplina, desprendimento, novos desafios e esforços. Por isso abrange fatores não só operacionais, mas também (e fortemente) culturais. É uma decisão estratégica da alta administração, que deve prestar inequívoco apoio à mesma, sustentado por atividades de comunicação e alinhamento.
Uma implantação pode durar de umas poucas semanas até vários meses. Muitos fatores podem influir, sendo os principais:
- Complexidade da solução necessária, em termos da diversidade de sistemas necessários.
- Complexidade da solução necessária, em termos da diversidade de áreas envolvidas.
- Complexidade da solução necessária, em termos da dispersão geográfica e quantidade das instalações envolvidas.
- Porte e complexidade estrutural da empresa como um todo.
- Quantidade total de empresas e usuários finais.
- Quantidade de recursos humanos e materiais disponíveis na empresa para a implantação.
- Qualidade e quantidades dos processos de negócios da empresa, e o nível desejado e necessário de mudanças.
- Nível organizacional em geral da empresa.
- Qualidade operacional em geral da empresa.
- Estágio de governança da empresa.
- Grau de determinação, envolvimento e liderança da alta administração.
- Qualidade das atividades de comunicação e alinhamento direcionadas às equipes envolvidas.
- Qualidade da gerência do projeto.